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Connecter Calendly permet à votre réceptionniste IA de réserver un rendez-vous pour un appelant pendant l’appel, directement dans un de vos types d’événements Calendly.

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Comment connecter Calendly

1

Ouvrez les intégrations

Allez sur web.withallo.com et naviguez vers Paramètres → Intégrations → Calendly.
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Connectez Calendly

Cliquez sur Connecter Calendly. Une fenêtre s’ouvre sur la page de connexion Calendly.
3

Autorisez

Connectez-vous si besoin, puis accordez à Allo l’accès à votre compte Calendly.
4

Terminé

Vous êtes redirigé vers Allo. Allo lit votre profil Calendly et vos types d’événements, et votre agenda apparaît dans la liste des connexions.

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Ce que votre réceptionniste IA réserve

Calendly organise votre agenda autour de types d’événements, les liens de planification que vous utilisez déjà comme « Réunion de 30 minutes » ou « Appel de découverte », pas de créneaux libres. Une fois connecté, votre réceptionniste IA réserve dans un de vos types d’événements existants. Il n’en crée jamais de nouveau. Vous pouvez proposer plusieurs types d’événements sur le même appel, jusqu’à 20. Chacun peut porter une courte note, par exemple « quand l’appelant demande une démo », qui indique à l’agent quand l’utiliser. Sans note, l’agent se rabat sur le titre du type d’événement.
Choisissez toujours un type d’événement dans les réglages de l’agent. Sans cela, Allo réserve par défaut le premier type d’événement de votre agenda, qui peut être le mauvais rendez-vous.

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Qui peut connecter et choisir un agenda

N’importe quel coéquipier peut connecter son propre compte Calendly. Une fois connecté, il devient visible pour tout l’espace de travail comme option pour n’importe quel agent. Choisir quel agenda connecté un agent utilise est plus restreint. Les admins et managers peuvent assigner n’importe quel agenda connecté à un agent, y compris celui d’un coéquipier, et configurer eux-mêmes ses types d’événements. Un membre standard ne peut assigner que son propre agenda, ou celui d’un coéquipier une fois que ce dernier a déjà configuré ses types d’événements. Sinon, Allo bloque le choix et invite à demander au propriétaire de l’agenda de le configurer d’abord.

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Règles de réservation et dates bloquées

Chaque agenda Calendly connecté a ses propres heures d’ouverture, son fuseau horaire et ses dates bloquées, réglés sur sa page d’intégration dans Allo. Les règles de réservation contrôlent quand l’agent peut les utiliser :
  • Battement entre rendez-vous : activé par défaut, 30 minutes.
  • Respecter les heures d’ouverture : activé par défaut.
  • Délai de prévenance : activé par défaut, 2 heures minimum avant qu’un rendez-vous puisse être réservé.
  • Fenêtre de réservation : désactivée par défaut. Activez-la pour limiter à combien de temps à l’avance les appelants peuvent réserver, 60 jours par défaut.
Ces réglages s’appliquent à l’agenda que vous connectez. Si un coéquipier connecte son propre compte Calendly, il règle ses propres heures et règles indépendamment.

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Troubleshooting

Vérifiez qu’un type d’événement est sélectionné dans les réglages de l’agent. Sans cela, Allo prend par défaut le premier type d’événement de votre compte Calendly.
Vous ne pouvez choisir l’agenda d’un coéquipier qu’une fois qu’il a configuré au moins un type d’événement dessus. Demandez-lui de le configurer dans Allo, ou demandez à un admin ou manager de le faire à sa place.
Seule la personne qui a connecté un agenda Calendly peut le déconnecter dans Allo. Demandez-lui de le déconnecter, ou révoquez l’accès directement dans Calendly.