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Connecter Google Calendar permet à votre réceptionniste IA de réserver un rendez-vous pour un appelant pendant l’appel, directement dans l’agenda que vous choisissez.

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Comment connecter Google Calendar

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Ouvrez les intégrations

Allez sur web.withallo.com et naviguez vers Paramètres → Intégrations → Google Calendar.
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Connectez Google Calendar

Cliquez sur Connecter Google Calendar. Une fenêtre s’ouvre sur la page de connexion Google.
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Autorisez

Connectez-vous si besoin, puis accordez à Allo l’accès à votre Google Calendar.
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Terminé

Vous êtes redirigé vers Allo. Allo lit vos agendas, et votre compte apparaît dans la liste des connexions.

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Ce que votre réceptionniste IA réserve

Google Calendar n’a pas de types d’événements. Votre réceptionniste IA crée le rendez-vous directement dans l’agenda que vous lui assignez, à la durée que vous réglez :
  • Compte : le compte Google depuis lequel votre agent réserve. N’importe quel compte connecté dans l’espace de travail, y compris celui d’un coéquipier.
  • Agenda : lequel des agendas de ce compte reçoit les événements. Allo ne montre que les agendas sur lesquels vous avez un accès en écriture. Si aucun n’est choisi, Allo réserve dans l’agenda principal du compte.
  • Durée des événements : la durée de chaque rendez-vous réservé. 30 minutes par défaut.

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Qui peut connecter et choisir un agenda

N’importe quel coéquipier peut connecter son propre compte Google, et n’importe quel coéquipier peut choisir n’importe quel compte connecté dans l’espace de travail pour que son agent y réserve, y compris celui d’un coéquipier. Il n’y a pas d’étape de configuration à bloquer : contrairement à Cal.com ou Calendly, une connexion Google n’a pas de type d’événement qui pourrait rester non configuré. Choisir quel agenda précis de ce compte l’agent utilise, et régler la durée des événements, est plus restreint : seul le propriétaire du compte, ou un admin ou manager, peut le modifier. Les autres voient le choix mais ne peuvent pas le modifier.

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Règles de réservation et dates bloquées

Chaque compte Google Calendar connecté a ses propres heures d’ouverture, son fuseau horaire et ses dates bloquées, réglés sur sa page d’intégration dans Allo. Les règles de réservation contrôlent quand l’agent peut les utiliser :
  • Battement entre rendez-vous : activé par défaut, 30 minutes.
  • Respecter les heures d’ouverture : activé par défaut.
  • Délai de prévenance : activé par défaut, 2 heures minimum avant qu’un rendez-vous puisse être réservé.
  • Fenêtre de réservation : désactivée par défaut. Activez-la pour limiter à combien de temps à l’avance les appelants peuvent réserver, 60 jours par défaut.
Ces réglages s’appliquent au compte que vous connectez. Si un coéquipier connecte son propre compte Google, il règle ses propres heures et règles indépendamment.

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Troubleshooting

Allo ne montre que les agendas sur lesquels vous avez un accès en écriture dans Google. Vérifiez vos permissions de partage sur cet agenda, ou utilisez un compte qui en est propriétaire.
Seul le propriétaire du compte, ou un admin ou manager, peut changer l’agenda utilisé par un agent et la durée de ses rendez-vous. Demandez à l’un d’eux de le mettre à jour.
Seule la personne qui a connecté un compte Google peut le déconnecter dans Allo. Demandez-lui de le déconnecter, ou révoquez l’accès d’Allo directement dans votre compte Google.