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Une boîte de réception est votre propre vue sur les conversations que vous suivez. Elle se trouve à côté de vos lignes dans le sélecteur. Elle peut être plus large qu’une ligne, avec plusieurs lignes dans une seule liste, ou plus étroite, par exemple seulement les appelants qui ont tapé 1 pour les ventes. Chaque personne a ses propres boîtes de réception. Créer, modifier ou mettre en sourdine une boîte ne change rien à ce que voient vos collègues. Disponible sur : application Allo desktop et web. Les boîtes de réception sont activées équipe par équipe.

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Ce que vous pouvez faire avec les boîtes de réception

Séparer un menu téléphonique

Votre ligne site web propose « 1 pour les ventes, 2 pour le support ». Les commerciaux ont une boîte Ventes, le support une boîte Support. Aucun renvoi vers d’autres lignes.

Tenir une liste de rappels

Une boîte sur vos lignes avec les tags « À rappeler » et « Relancer plus tard ». Chaque appel à suivre arrive au même endroit.

Suivre un sujet sur plusieurs lignes

Une boîte « Portabilité » sur deux lignes de support avec le tag « Porting Issue ». Une seule personne suit tous les dossiers de portabilité.

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Comment créer une boîte de réception

1

Ouvrez le sélecteur

Cliquez sur le nom de la ligne en haut de la barre latérale.
2

Cliquez sur Nouvelle boîte de réception

Donnez-lui un nom, et une icône si vous le souhaitez.
3

Choisissez les lignes

Sélectionnez une ou plusieurs lignes à gauche. Pour chaque ligne, choisissez ce que vous suivez (voir plus bas, « Comment suivre seulement une partie d’une ligne »).
4

Ajoutez des filtres (facultatif)

Dans Autres filtres, limitez la boîte à certains contacts ou à certains tags d’appel.
5

Cliquez sur Créer la boîte

La boîte apparaît dans votre sélecteur, au même niveau que vos lignes.
Pour la modifier ensuite, ouvrez le menu ⋯ de la boîte dans le sélecteur et choisissez Modifier la boîte de réception. Supprimer une boîte retire seulement la vue. Vos lignes et vos conversations restent telles quelles. Vous pouvez avoir jusqu’à 50 boîtes de réception.

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Suggestions

La liste Suggestions de l’éditeur part de votre façon de travailler : les options du menu téléphonique qui vous font sonner, et les lignes où vous avez répondu à des appels ou envoyé des textos ce mois-ci. Cliquez sur Utiliser pour en ajouter une. Allo peut aussi vous proposer une boîte dans le sélecteur, par exemple « Ventes vous fait sonner. Créer une boîte de réception ? ». Cliquez sur Créer ou Plus tard.

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Vos premières boîtes

La première fois que les boîtes de réception sont activées pour vous, Allo en crée quelques-unes d’après votre activité et vous indique lesquelles. Gardez-les, modifiez-les, ou cliquez sur Annuler pour les retirer et tout configurer vous-même.
Vous pouvez aussi configurer vos boîtes en le demandant à votre assistant IA, pour vous ou pour un collègue. Voir le MCP Allo.

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Comment suivre seulement une partie d’une ligne

Pour chaque ligne d’une boîte, choisissez ce que vous suivez : Seulement une partie nécessite un menu téléphonique sur la ligne. Une ligne sans menu ne peut être suivie qu’en entier. Les textos ne passent jamais par le menu. Pour les voir dans une boîte partielle, cochez Textos et appelants qui n’ont rien tapé. Chaque ligne garde son propre choix. Une même boîte peut donc suivre une ligne entière et une option d’une autre ligne.

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Comment filtrer une boîte de réception

Les filtres limitent une boîte aux conversations qui correspondent, sur toutes les lignes de la boîte. Vous pouvez filtrer sur :
  • les types de conversation
  • les collègues qui ont répondu
  • les contacts et les listes de contacts
  • les tags d’appel, posés par l’IA ou à la main (voir Tags d’appel)
Réglez les contacts et les tags dans l’éditeur de la boîte, sous Autres filtres. Vous pouvez aussi filtrer la liste des conversations puis cliquer sur Enregistrer dans la boîte pour garder ces filtres. Les filtres non enregistrés sont réinitialisés quand vous changez de boîte.

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Comment rechercher les tags : Tout appel ou Dernier appel

Quand une boîte filtre sur des tags, choisissez comment ils sont recherchés : Choisissez Dernier appel pour une liste de tâches comme « À rappeler » : une fois le contact rappelé, si ce nouvel appel n’est pas tagué, la conversation sort de la boîte.

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Comment épingler des conversations et mettre une boîte en favori

Épinglez une conversation pour la garder en haut de votre boîte, dans la section Épinglées. Les épingles sont personnelles. Vous pouvez épingler jusqu’à 10 conversations. Mettez une boîte en favori pour la garder en haut du sélecteur. Ouvrez son menu ⋯ et choisissez Ajouter aux favoris.

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Comment fonctionnent les notifications des boîtes

Les boîtes de réception ne changent jamais qui un appel fait sonner. C’est le flux d’appel de la ligne qui le décide. Les boîtes décident des alertes envoyées après coup : appels manqués, messages vocaux et textos, pour les personnes qui n’ont pas sonné. Vous êtes toujours notifié pour : Pour tout le reste sur une ligne : Une boîte couvre une conversation par ses lignes et ses options de menu. Les filtres enregistrés (tags, contacts, types, collègues) ne changent pas les alertes. Filet de sécurité : si personne n’a sonné et qu’aucune boîte ne couvre une conversation, les destinataires habituels de la ligne sont alertés. La mise en sourdine se règle par boîte. Ouvrez le menu ⋯ de la boîte et choisissez Couper les notifications, ou désactivez Me notifier dans l’éditeur. Les appels qui vous font sonner, les mentions et les réponses dans les fils de discussion vous notifient quand même.

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Limites connues

  • Les boîtes de réception fonctionnent sur l’application desktop et web. Elles ne sont pas encore sur mobile.
  • Le sélecteur n’affiche pas de compteur de non lus par boîte. Dans une boîte, les onglets Non lus et À traiter affichent leur nombre.
  • La recherche ne couvre pas encore toutes les lignes d’une boîte.

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FAQ

Vérifiez dans cet ordre :
  • La boîte est en sourdine. Ouvrez son menu ⋯. Si vous voyez Réactiver les notifications, elle est en sourdine.
  • Votre boîte ne couvre pas cette partie de la ligne. Si vous suivez seulement l’option 1 d’une ligne, vous n’êtes pas alerté pour l’option 2 ni pour les textos, sauf si vous avez coché Textos et appelants qui n’ont rien tapé.
  • Une autre boîte couvre la ligne, pas celle-ci. Dès que vous avez une boîte sur une ligne, vous recevez les alertes de cette ligne uniquement à travers vos boîtes.
  • Les filtres enregistrés n’affectent pas les alertes. Une boîte filtrée sur un tag vous alerte quand même pour toutes les conversations de ses lignes et options.
Les appels qui vous font sonner, les @mentions et les réponses dans les fils de discussion vous notifient toujours, quelles que soient vos boîtes.
  • L’appelant a tapé une autre option du menu. Une boîte partielle ne montre que les options cochées.
  • C’est un texto, ou l’appelant n’a rien tapé. Cochez Textos et appelants qui n’ont rien tapé sur cette ligne.
  • Un filtre enregistré la masque. Vérifiez les filtres de la boîte. Avec des tags sur Dernier appel, une conversation sort après un appel plus récent sans tag.
  • La ligne n’est pas dans la boîte. Modifiez la boîte et ajoutez la ligne.
La conversation reste sur sa ligne. Ouvrez la ligne depuis le sélecteur pour la retrouver.
Non. Qui un appel fait sonner dépend du flux d’appel de la ligne. Les boîtes changent seulement ce que vous voyez et les alertes que vous recevez après coup.
Non. Les boîtes de réception sont personnelles. Les administrateurs et managers peuvent créer une boîte pour un collègue avec le MCP Allo. Cette boîte appartient au collègue.
Non. Supprimer une boîte retire seulement la vue. Chaque conversation reste sur sa ligne.

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Fonctionnalités liées

Créer un menu téléphonique

Créez le menu qu’une boîte peut suivre

Tags d'appel

Taguez les appels à la main ou avec l’IA, puis filtrez une boîte dessus

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