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Comment connecter

La connexion se fait des deux côtés. Un administrateur BoondManager installe l’app Allo depuis le Marketplace BoondManager, puis vous la connectez depuis Allo. Avant de commencer :
  • L’installation de l’app Allo demande un compte Administrateur BoondManager.
  • Chaque manager BoondManager qui utilise Allo doit avoir accès à l’app Allo dans BoondManager.
  • Seuls les admins et managers d’un workspace Allo peuvent connecter des intégrations.
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Installer l'app Allo dans BoondManager

Un administrateur BoondManager va dans Administration > Apps / Marketplace > onglet Marketplace, ouvre Allo, clique sur Installer, puis confirme.
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Donner accès à Allo à vos managers

Dans BoondManager, allez dans Administration > Managers/Rôles et activez Allo dans la section Apps pour chaque manager qui utilise Allo.
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Connecter BoondManager dans Allo

De retour dans Allo, cliquez sur Connect dans l’intégration BoondManager. Vous êtes redirigé vers BoondManager : connectez-vous si nécessaire, puis autorisez Allo.
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Choisir vos réglages de synchronisation

Une fois l’autorisation donnée, vous revenez dans Allo. Vérifiez les réglages de synchronisation BoondManager et enregistrez. Votre intégration est active.

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Ce qui est synchronisé

De BoondManager vers Allo :
  • Contacts du CRM
  • Candidats
  • Ressources
  • Sociétés
Seules les fiches qui ont un numéro de téléphone dans BoondManager sont synchronisées avec Allo. Une fois synchronisées, les appels entrants affichent le nom du contact dans Allo au lieu d’un numéro inconnu. Les contacts créés dans Allo ne sont pas envoyés vers BoondManager. Seule exception, le réglage Créer un lead pour les appels inconnus : quand il est activé, Allo crée un contact CRM dans BoondManager pour un appelant qu’il ne retrouve pas (voir Troubleshooting). Direction de la synchronisation : sens unique (BoondManager → Allo).

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Comment les appels sont synchronisés

Après chaque appel, Allo crée une action sur le contact, le candidat ou la ressource correspondant dans BoondManager. Allo cherche le numéro d’abord dans les contacts CRM, puis dans les candidats, puis dans les ressources. Les sociétés ne peuvent pas recevoir d’action. Le détail de l’action contient :
  • le sens et le statut de l’appel (par exemple sortant, répondu)
  • la durée (appels répondus uniquement), les numéros concernés, l’utilisateur Allo et les tags de l’appel
  • le résumé de l’appel
  • un lien pour écouter l’enregistrement dans Allo, si l’appel a été enregistré
La transcription n’est pas envoyée vers BoondManager.

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Quel type d’action et quel manager Allo utilise

Allo lit les types d’action dans vos propres paramètres BoondManager, séparément pour les contacts, les candidats et les ressources. Allo choisit le type dont le nom désigne un appel, comme Appel, Appel téléphonique, Prospection téléphonique ou Call. Les types désactivés et les types comme Rappel ou Appel d’offres ne sont jamais utilisés. Si aucun type d’action ne correspond, l’appel n’est pas synchronisé. Pour utiliser un type d’action précis, contactez le support Allo. L’action est attribuée au manager BoondManager dont l’adresse e-mail correspond à celle de l’utilisateur Allo qui a passé ou reçu l’appel. Si aucun manager ne correspond, BoondManager attribue l’action au compte qui a connecté Allo.

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Comment les SMS sont synchronisés

Chaque SMS, envoyé ou reçu, devient une action distincte sur le contact, le candidat ou la ressource correspondant dans BoondManager. L’action contient la date et l’heure, le sens du message, l’utilisateur Allo et le texte du message. Allo utilise un type d’action nommé SMS, Texto, Message texte ou Text message s’il existe dans vos paramètres BoondManager. Sinon, les SMS utilisent le même type d’action que les appels. Le manager est choisi de la même façon que pour les appels.

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Click-to-call

Allo n’a pas de téléphone intégré dans BoondManager. Pour appeler un numéro depuis BoondManager, utilisez l’une de ces options :
  • Application desktop Allo : cliquez sur un numéro dans BoondManager pour lancer l’appel dans l’application desktop Allo. La première fois, votre navigateur vous demande d’autoriser l’ouverture d’Allo.
  • Extension Chrome Allo : l’extension Chrome ajoute une icône d’appel à côté des numéros affichés dans BoondManager.

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Troubleshooting

Vérifiez le statut de synchronisation de chaque appel depuis la liste d’appels sur web.withallo.com. Chaque appel possède un indicateur d’intégration qui affiche son état de synchronisation.
Seuls les admins et managers d’un workspace Allo peuvent connecter des intégrations. Si vous ne voyez pas l’option, demandez à l’admin ou au manager de votre workspace de la configurer.Si BoondManager refuse la connexion ou affiche une erreur d’autorisation, vérifiez ces deux points avec votre administrateur BoondManager :
  • L’app Allo n’est pas installée : installez Allo depuis Administration > Apps / Marketplace, puis cliquez à nouveau sur Connect.
  • Votre compte manager n’a pas accès à Allo : activez Allo pour votre compte dans Administration > Managers/Rôles > Apps, puis cliquez à nouveau sur Connect.
Si l’app Allo est désinstallée dans BoondManager, Allo perd l’accès à BoondManager et les nouveaux appels et SMS ne sont plus synchronisés. L’intégration reste affichée comme connectée dans Allo : réinstallez l’app, puis déconnectez et reconnectez l’intégration depuis Allo.
Vérifiez l’indicateur d’intégration sur l’appel dans l’application web. L’erreur sera l’une des suivantes :
  • Contact non trouvé : aucun contact, candidat ou ressource BoondManager n’a ce numéro. Par défaut, Allo ne synchronise les appels que vers les contacts existants. Pour créer automatiquement des contacts, allez dans les paramètres de l’intégration et activez Créer un lead pour les appels inconnus. BoondManager exige que chaque contact CRM soit rattaché à une société : avant d’activer ce réglage, contactez le support Allo pour choisir la société à laquelle les nouveaux contacts sont rattachés.
  • Contact supprimé : le contact a été supprimé de votre CRM. Allo est additif et ne synchronise pas les appels des contacts supprimés. Recréez le contact dans votre CRM, puis relancez la synchronisation.
  • Intégration déconnectée : votre token OAuth a été révoqué côté BoondManager, ou l’app Allo a été désinstallée dans BoondManager. Déconnectez et reconnectez l’intégration dans Allo.
  • Appel en attente (icône spinner) : Allo cherche encore le bon contact. Cela peut prendre jusqu’à 24 heures avant d’être marqué comme erreur. Une fois le contact créé dans votre CRM, vous pouvez relancer manuellement.
  • Contact en favori : par défaut, les appels avec un contact en favori ne sont pas synchronisés vers votre CRM. Retirez le contact de vos favoris si vous souhaitez synchroniser ces appels.
Si l’erreur mentionne le type d’action, aucun type d’action pour les appels n’a été trouvé dans BoondManager. Vérifiez qu’un type d’action actif comme Appel ou Call existe dans vos paramètres d’actions BoondManager pour les contacts, les candidats et les ressources, ou contactez le support Allo pour définir le type d’action à utiliser.
La première synchronisation peut prendre jusqu’à 15 minutes pour les grandes bases de contacts. Ensuite, les contacts se synchronisent de manière incrémentale toutes les 10 minutes, pas en temps réel.Allo ne synchronise que les contacts ayant au moins un numéro de téléphone dans un champ téléphone natif. Les contacts sans numéro de téléphone n’apparaissent pas dans Allo.Si les contacts n’apparaissent toujours pas après 15 minutes, déconnectez et reconnectez l’intégration.
Vérifiez l’indicateur d’intégration sur le SMS dans l’application web. Les causes sont les mêmes que pour les appels : aucun contact, candidat ou ressource BoondManager n’a ce numéro, l’intégration est déconnectée, ou aucun type d’action pour les appels ou les SMS n’a été trouvé dans BoondManager.
Allo reflète votre intégration à l’identique. Si votre CRM contient des contacts en double avec le même numéro de téléphone, ils apparaissent comme des contacts séparés dans Allo.Nettoyez les doublons dans votre CRM. Allo reflétera le changement à la prochaine synchronisation.
Quand plusieurs contacts partagent le même numéro de téléphone, Allo synchronise l’appel vers tous les contacts correspondants. Avant de signaler une synchronisation manquante, vérifiez tous les contacts qui partagent ce numéro : l’appel est peut-être déjà synchronisé sur un autre. Cliquez sur l’indicateur d’intégration de n’importe quel appel dans l’application web pour voir exactement vers quels contacts il a été synchronisé.