Présentation
La réceptionniste IA répond aux appels quand vous n’êtes pas disponible. Elle accueille, collecte des informations, répond aux questions et prend des messages. Disponible avec le plan Business uniquement. Atouts :- Réponse 24/7 automatique
- Voix et ton personnalisables
- Connaît vos informations clés
- Collecte les coordonnées
- S’intègre aux horaires d’ouverture
Nécessite le plan Business (45 $/mois). Non disponible sur Starter.
Tutoriel vidéo
Étapes de configuration
Choisir la voix et le ton
Sélectionnez :
- Friendly (chaleureux)
- Professional (formel)
Ajouter les infos business
Fournissez jusqu’à 5 liens web ou un PDF contenant :
- Horaires
- Services
- Tarifs
- FAQ
- Politiques importantes
- 2000 caractères de texte libre.
Message d'accueil
Rédigez l’introduction (ex.: « Bonjour, vous êtes avec l’assistant IA de [Entreprise]. Comment puis-je vous aider ? »)
Collecte d'infos
Choisissez ce que l’IA doit demander : nom, téléphone, email, motif, créneau souhaité, questions custom…
Pour vous aider, utilisez Allo Assistant GPT.
Paramètres
Voix
Choix de voix
Plusieurs accents et genres
Ajuster le ton
Casual à très professionnel
Niveau de détail
Réponses courtes ou riches
Vitesse
Ajustez le débit
Langue
La réceptionniste IA parle dans la langue configurée pour votre numéro. C’est le même paramètre qui contrôle la voix du SVI. Pour changer la langue : Paramètres → Numéros → sélectionner un numéro → Général → Voix (Ou même dans la Personnalité du répondeur IA)Connaissances
- Liens web : jusqu’à 5 URL analysées par l’IA
- PDF : envoyez vos docs (catalogues, FAQ…)
- Texte additionnel : 2000 caractères pour des instructions spécifiques
Instructions custom
Ajoutez des directives :- « Toujours proposer un rappel »
- « Mentionner notre garantie 30 jours quand on parle prix »
- « Demander le numéro de série pour le support »
- « Transférer les urgences à l’astreinte »
Messages d’accueil / clôture
Accueil : précisez que c’est un assistant IA, mentionnez votre société, ce qu’il peut faire. Clôture : remerciez, confirmez les prochaines étapes, donnez un canal alternatif si besoin.Fonctionnement
Flux d’appel
- L’appel arrive
- L’IA lit votre message d’accueil
- L’appelant expose sa demande
- L’IA répond avec vos infos
- Elle collecte les informations requises
- L’appel se termine sur votre message
- Vous recevez résumé + transcription
Intégration aux horaires
- Activez l’IA uniquement hors horaires
- Ou faites-en la gestionnaire principale toute la journée
- Paramétrable par plage horaire
Messagerie
Vous devez choisir : réceptionniste IA ou messagerie. Nous recommandons l’IA pour une meilleure expérience.Côté appelant
- Accueil professionnel
- Conversation naturelle
- Réponses immédiates
- Collecte d’infos structurée
- Explication de la suite
Après l’appel
Vous recevez :- Résumé IA
- Transcription
- Informations collectées (nom, tel, email…) + champs perso
- Enregistrement audio
- Actions suggérées
Bonnes pratiques
Paramétrage
- Focus : fournissez des infos claires plutôt qu’une encyclopédie
- Mises à jour : actualisez horaires, tarifs, promos
- Tests réguliers : appelez votre numéro, écoutez, ajustez
- Transparence : annoncez que c’est un assistant IA
Cas d’usage
- Après horaires : questions fréquentes, prises de messages
- Prise de RDV : collecte du créneau souhaité
- Qualification leads : budget, urgence, type de besoin
- Suivi commandes : numéro de commande, informations de livraison
Dépannage
L'IA ne répond pas
L'IA ne répond pas
Vérifiez l’interrupteur, les conflits avec le SVI ou la messagerie, et les horaires. Status doit indiquer « Active ».
Infos erronées
Infos erronées
Mettez à jour vos liens/texte, retirez les sources obsolètes, ajoutez des précisions dans « Additional information », puis testez.
L'IA ne collecte pas les champs
L'IA ne collecte pas les champs
Assurez-vous que les champs sont activés et ajoutez des instructions du type « Toujours demander l’adresse email avant de terminer ».
Retours négatifs des appelants
Retours négatifs des appelants
Simplifiez l’accueil, réduisez le niveau de détail, adoptez un ton plus chaleureux, proposez un rappel plus tôt. Vous pouvez aussi offrir une option messagerie via le SVI.
Débit trop rapide/lent
Débit trop rapide/lent
Paramètres > AI Receptionist > Speaking Pace.
Modifier la configuration
Modifier la configuration
Changez vos paramètres à tout moment, sauvegardez : effet immédiat.
Limites
Peut faire : répondre, informer, collecter des données, planifier un rappel, router selon vos règles. Ne peut pas : traiter des paiements, accéder à des comptes sans configuration, prendre des décisions sensibles, transférer en cours d’appel, envoyer des SMS/e-mails.Besoin d’aide ?
Assistant GPT
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Support
Aide à la configuration