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# Réceptionniste virtuelle
> Accueil téléphonique intelligent avec assistant IA personnalisable
## Présentation
La réceptionniste IA répond aux appels quand vous n'êtes pas disponible. Elle accueille, collecte des informations, répond aux questions et prend des messages. Disponible avec le plan Business uniquement.
L'IA gère l'appel et prend un message détaillé. Elle ne transfère pas vers une vraie personne. Si vous voulez qu'un humain réponde en premier, configurez le [routage d'appels](/fr/features/call-routing) pour que l'IA prenne le relais uniquement sur les appels manqués ou en dehors des heures d'ouverture.
**Atouts :**
* Réponse 24/7 automatique
* Voix et ton personnalisables
* Connaît vos informations clés
* Collecte les coordonnées
* S'intègre aux horaires d'ouverture
Nécessite le plan Business (45 \$/mois). Non disponible sur Starter.
## Tutoriel vidéo
## Étapes de configuration
Allez dans **Paramètres**
Touchez **Receptionniste virtuelle**
Sélectionnez :
* **Friendly** (chaleureux)
* **Professional** (formel)
Puis choisissez le genre et l'accent.
Choisissez la longueur des réponses :
* **Bref** (court)
* **Détaillé** (détaillé)
Fournissez jusqu'à 5 liens web ou un PDF contenant :
* Horaires
* Services
* Tarifs
* FAQ
* Politiques importantes
* 2000 caractères de texte libre.
Rédigez l'introduction (ex.: « Bonjour, vous êtes avec l'assistant IA de \[Entreprise]. Comment puis-je vous aider ? »)
Exemple : « Merci pour votre appel, nous revenons vers vous rapidement. »
Choisissez ce que l'IA doit demander : nom, téléphone, email, motif, créneau souhaité, questions custom…
Passez un appel test, ajustez, puis activez.
Pour vous aider, utilisez [Allo Assistant GPT](https://chatgpt.com/g/g-6828b9510d8c81918410492e53038629-allo-assistant-ia).
## Paramètres
### Voix
Plusieurs accents et genres
Casual à très professionnel
Réponses courtes ou riches
Ajustez le débit
### Langue
La réceptionniste IA parle dans la langue configurée pour votre numéro. C'est le même paramètre qui contrôle la voix du SVI.
**Pour changer la langue :** Paramètres → Numéros → sélectionner un numéro → Général → Voix (Ou même dans la Personnalité du répondeur IA)
### Connaissances
* **Liens web :** jusqu'à 5 URL analysées par l'IA
* **PDF :** envoyez vos docs (catalogues, FAQ…)
* **Texte additionnel :** 2000 caractères pour des instructions spécifiques
Pas de sources API ou dynamiques : uniquement sites et PDF.
### Instructions custom
Ajoutez des directives :
* « Toujours proposer un rappel »
* « Mentionner notre garantie 30 jours quand on parle prix »
* « Demander le numéro de série pour le support »
* « Transférer les urgences à l'astreinte »
### Messages d'accueil / clôture
**Accueil :** précisez que c'est un assistant IA, mentionnez votre société, ce qu'il peut faire.
**Clôture :** remerciez, confirmez les prochaines étapes, donnez un canal alternatif si besoin.
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## Fonctionnement
### Flux d'appel
1. L'appel arrive
2. L'IA lit votre message d'accueil
3. L'appelant expose sa demande
4. L'IA répond avec vos infos
5. Elle collecte les informations requises
6. L'appel se termine sur votre message
7. Vous recevez résumé + transcription
### Intégration aux horaires
* Activez l'IA uniquement hors horaires
* Ou faites-en la gestionnaire principale toute la journée
* Paramétrable par plage horaire
[En savoir plus sur les horaires](/fr/features/business-hours)
### Messagerie
Vous devez choisir : réceptionniste IA **ou** messagerie. Nous recommandons l'IA pour une meilleure expérience.
***
## Côté appelant
* Accueil professionnel
* Conversation naturelle
* Réponses immédiates
* Collecte d'infos structurée
* Explication de la suite
Précisez dans le message d'accueil qu'il s'agit d'un assistant IA pour éviter toute surprise.
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## Après l'appel
Vous recevez :
* Résumé IA
* Transcription
* Informations collectées (nom, tel, email…) + champs perso
* Enregistrement audio
* Actions suggérées
Le tout synchronisé dans vos CRM connectés.
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## Bonnes pratiques
### Paramétrage
* **Focus :** fournissez des infos claires plutôt qu'une encyclopédie
* **Mises à jour :** actualisez horaires, tarifs, promos
* **Tests réguliers :** appelez votre numéro, écoutez, ajustez
* **Transparence :** annoncez que c'est un assistant IA
### Cas d'usage
* **Après horaires :** questions fréquentes, prises de messages
* **Prise de RDV :** collecte du créneau souhaité
* **Qualification leads :** budget, urgence, type de besoin
* **Suivi commandes :** numéro de commande, informations de livraison
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## Dépannage
Vérifiez l'interrupteur, les conflits avec le SVI ou la messagerie, et les horaires. Status doit indiquer « Active ».
Mettez à jour vos liens/texte, retirez les sources obsolètes, ajoutez des précisions dans « Additional information », puis testez.
Assurez-vous que les champs sont activés et ajoutez des instructions du type « Toujours demander l'adresse email avant de terminer ».
Simplifiez l'accueil, réduisez le niveau de détail, adoptez un ton plus chaleureux, proposez un rappel plus tôt. Vous pouvez aussi offrir une option messagerie via le SVI.
Paramètres > AI Receptionist > Speaking Pace.
Changez vos paramètres à tout moment, sauvegardez : effet immédiat.
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## Limites
**Peut faire :** répondre, informer, collecter des données, planifier un rappel, router selon vos règles.
**Ne peut pas :** traiter des paiements, accéder à des comptes sans configuration, prendre des décisions sensibles, transférer l'appelant vers une vraie personne (pas de transfert chaud ou aveugle), envoyer des SMS/e-mails.
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